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人事档案的由来与演变
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发布时间:2015-12-30 浏览次数:799次
 
     我国人事档案自古有之,不断演变,种类多样,内容丰富,是当时选拔、任用、考核、控制文武百官的重要依据,也是后世研究政治、官制、司法、社会、人口等的重要史料。
     历史文献汇编《尚书•益稷》中载:“禹曰:汝无面从,退有后言”。这也许是文献记载的最早的人事管理言论。殷商的甲骨刻辞中有殷官制的记载,在金文档案中还有商王对官员的册命、诰命、赏赐等记述。这些可谓目前我们可见的最早的人事档案。
     西周时官制完善,当时有庞大的贵族官僚机构,在人事档案方面有分封、命官、赏罚、志功方面的诰命文书和官员的考核材料。“自公卿诸侯,至于群士,善恶之迹,毕集于史职”。此外还有选贤举能之“荐书”。
     春秋战国时期为了保证国家财政来源,各国推行上计制度。即,国君任命的郡县长官于每年年终将下一年度的民户和财赋数目写在木券上,送呈国君,国君把木券剖分为二,王执右券,臣执左券,当下年度终了时,郡县将赋税上缴国君,国君根据右券考核实征数目,并决定官员的升降或赏罚。这种木券即是“计书”,它既属于田赋档案,也是当时一种重要的官员考核材料。
     秦自孝公来实行商鞅变法,崇尚军功,并以军功大小封赏官爵,因此形成了列侯功臣的册书、命封和罢免诸侯、王、三公的命令等。秦统一六国后,废除了以血缘关系为基础的世卿世禄制度,地方行政管理实行郡县制,中央设立了“三公九卿”,官员任免权集于皇帝手中,当时就形成了各种不同身份、不同爵位的官吏名籍和官籍。
     汉代统治者比较重视人才,认为“士者,国之重器;得士则重,失士则轻”。在人才的选拔任用过程中形成了“令甲”、“功令状”、铁券、考课和画像等不同种类和内容的人事档案。
     魏晋南北朝时期实行“九品中正制”,门第成为每个人获取社会地位、权力的依据。谱牒作为门第血缘的文字凭证,成为维护士族特权的工具。当时“官有簿状,家有谱系。官之选举,必由于簿状;家之婚姻,必由于谱系”。“有司选举,必稽谱牒”,谱牒成为最重要的人事档案。
     唐太宗非常重视人才的选拔任用。他说:“为官择人,唯才是举。苟或不才,虽亲不用……如其有才,虽仇不弃”。“用得正人,为善者皆劝。误用恶人,不善者竞进”。贞观元年他在御室中设有屏风志,凡“在官善恶之迹,皆著于名下,以备黜徒。”在选官用人方面,唐发展了隋的科举制度并有一套新的制度和办法。唐时规定应试者经考试及第后,还要参加吏部铨选才能授官。入仕的官员都要将名籍、履历、考绩、授官、政绩等情况详细记录归档。以此作为铨选官员、确立官阶大小、俸禄多少的依据。这种档案就叫“甲历”,也称“官甲”或“甲敕”,它是科举制度和铨选制度的产物。
     唐代“甲历”包括四大类:一是“选解”,即官员的履历材料;二是考课材料,考核官员的任职是否推行国家的法律谓之“考”,国家计划任务完成情况谓之“课”;三是选拔材料,唐代铨选官员先山礼部主考,后吏部再考“身(要求体貌丰伟)、言(要求言词辨正)、书(要求楷法遒美)、判(要求文理优长)”,然后“据其状以核之,量其资以拟之”(《册府元龟》);四是褒奖材料,分为勋甲、封甲两种。 唐王朝建有甲库,专门保管甲历,这是我国古代最早的、专门的人事档案库。甲库配有专职管理人员——甲库令史。鉴于唐高宗永徽五年“司勋大火,甲历并烬”的教训,唐政府又建立了甲历副本和分库保管的制度。唐代规定,要对甲历“常加检点收拾”,违者“条例处分”(《唐会要•甲库》);铨选官员时,要核对甲历,若发现甲历不实,要严加惩处;为防止甲历作弊,严格用印制度。这些做法,对于我们今天的人事档案管理仍有重要的借鉴意义。
     五代时建立甲历的做法仍在沿用。“所有选人受官,黄甲备录”(《五代会要》)。凡选拔人才或升降官职,都要在甲历档案中详细记载。
     宋代皇帝设有“人才簿”,作为选拔人才之用。宋代的人事档案主要有:一是家状材料:科举或保举首先要上“家状”,尤如今天的个人履历,有固定的格式;二是保举材料:高级官吏推荐可以为官的人,都要形成必要的文字材料以为证据,谓之“举状”;三是引见材料:即面呈皇帝的材料,同时皇帝要面试;四是磨勘材料:即考核材料,宋代设审官院、考课院掌握官员的考核。
     元代在考核官员时建立了“考功历制度”,即发给每级官吏印纸历子一卷。卷首写明姓名、出身、调动时由上级官吏注明任职时间,记载任期内功过情况,吏部根据“考功历”定优劣,决定任命。这种“考功历”与我们现在的履历表及干部档案有相似之处。
     明代的人事文书称为“贴黄”,即官员的履历表,是考核、任用、封赠官员的依据。贴黄分为吏部贴黄和兵部贴黄两种,它们随着官员职位的变动而相应地发生变化。
     清代时的官员档案材料主要有:履历材料、考课材料、投供材料、给凭材料、奖励材料(称作“功牌”)、退休材料等,到了清末,照片已开始作为人事档案材料归档。宣统三年谕旨规定:凡内阁派遣官员,应一律废除以前所采用的填写履历、核对笔迹的办法,改用查对照片。人事档案的内容和制作材料有了新的发展。
 
来源 《中国档案报•档案大观》 330期第6版
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