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辽宁省档案局关于印发《辽宁省数字档案室建设规范(试行)》的通知
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发布时间:2016-02-24 浏览次数:398次
 
各市、绥中、昌图县档案局,省直各单位:
     为加强我省数字档案室的规范化建设,我局起草了《辽宁省数字档案室建设规范(试行)》,现印发给你们,请结合实际遵照执行。
 
 
 
辽宁省档案局
2013年9月17日
 
 
辽宁省数字档案室建设规范(试行)
 
第一章   总 则
 
     第一条 为加强和规范全省数字档案室建设,加快档案信息化进程,推动我省档案事业可持续发展,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《辽宁省档案条例》,并参照《数字档案馆建设指南》、《电子文件移交办法》及其他国家相关规定和标准,结合我省档案信息化发展规划和实际情况,特制定本规范。
     第二条 本规范所称数字档案室是指机关、企事业单位在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术,积累、归档、管理和利用各类档案信息,以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。
数字档案室建设以档案目录数据库和全文数据库为基础,以硬盘、磁带等数字设备为载体,以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点,以机关、企事业单位各类档案信息资源(包括业务电子数据)的规范管理和有效利用为目标。
     第三条 各单位要高度重视数字档案室建设,把档案信息化建设纳入机关、企事业单位信息化建设总体规划,积极为推进数字档案室建设创造条件。
 
第二章 基础设施建设
 
     第四条 基础设施建设包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统建设。
     各单位本着满足现阶段需要并适当超前的原则,充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量,在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时,适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。
     第五条 硬件设施建设
     (一)服务器。用于满足数字化档案管理和电子文件归档管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求,具有高可靠性、高性能、高吞吐能力、大内存容量等特点,为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。
     (二)终端机。用户用于访问服务器或进行档案数字化处理和电子文件归档管理的终端设备,一般为个人计算机。
     (三)扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况,合理配置不同规格的扫描仪。对于工程、产品设计单位,一般应配备大型扫描仪;需要批量扫描的单位,一般配备具备自动进纸功能的扫描仪,以提高扫描工作效率;扫描纸张质量较差或珍贵的档案,一般采用平板扫描仪,以保护档案原件。
     (四)磁带、磁盘等备份设备。用于电子文件、数字档案的备份。
     (五)不间断电源(UPS)。用于终端机和服务器等数字设备的断电保护,使数字设备在断电之后仍能正常运行,提升系统运行的稳定性、可靠性。
     (六)打印机。用于各类档案目录和图文的输出。
     第六条 软件系统建设
     (一)操作系统。选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。
     (二)扫描软件。扫描仪自带或其他扫描软件,用于图像扫描,并能够与图像处理软件配合进行后期处理。
     (三)数字档案管理应用系统。参照《辽宁省省直机关文书类归档电子文件移交、接收办法(试行)》、《辽宁省机关文书类电子文件归档管理暂行办法》等有关标准,结合各单位实际,研发或完善数字档案管理应用系统。应用系统具备数字档案的收集、管理、保存、利用等基本业务功能,辅助档案室切实履行原生电子文件归档、传统载体档案数字化及其他类型电子文件按标准移交与安全管理职责。
     鼓励各地区、行业部门统一开发或购置成熟的数字档案管理系统。根据系统的功能和保密要求,在与之相配的网络环境下开发和部署子系统。
     第七条 网络系统建设
     (一)档案数据网络。配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施,建设档案数据网络进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网络相对独立,与外部网络实现物理隔离。
     (二)数据交换。档案数据网与办公网、业务网的数据交换分层授权,专人负责,保证数据的安全。各单位积极搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台,从而实现应用数据交换的快捷、方便、安全,并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性。
 
第三章  档案数字资源建设
 
     第八条 机关、企事业单位数字档案室建立面向全部室藏档案的符合标准的档案目录数据库,有计划地采用成熟的数字化技术建立进馆档案的全文数据库,应用先进的技术手段和管理措施建立归档电子文件数据库,集中存储并管理数字档案数据信息。
     (一)根据《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式》和《辽宁省照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式》的规定设计著录项目。
     (二)根据《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)和《辽宁省档案数字化技术标准》等有关规定开展传统载体档案数字化加工。
     (三)参照《辽宁省文书电子文件元数据标准(试行)》、《辽宁省基于XML电子文件封装规范(试行)》,建立健全电子文件归档管理体制和责任体系,逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理,确保电子文件齐全完整、规范化归档,注重数码照片、音视频等多媒体档案或附件的元数据收集与整理,通过元数据嵌入原件或与原件一并封装等方式保证各类电子文件完整、真实、可用。档案数据量大、种类丰富的单位,可以根据文件类型建立多个专题数据库。
     (四)归档电子文件的数据格式建议为:文字型电子文件推荐采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式;图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式;音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式;视频型电子文件推荐采用MPEG或AVI格式;CAD文件建议采用DXF、DWF格式。其他类型的电子文件推荐采用相关标准或通用格式。
     第九条 档案数字化加工的范围和顺序按室藏档案的重要程度、利用频率等情况确定,并分步进行。
     第十条 各单位根据工作需要建立本行业常用的专题索引数据库和专题数据库。
 
第四章 数据管理和利用
 
     第十一条 各单位加强数字档案室建设的安全管理,指定专人负责档案数据的安全工作。
     (一)数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定,确认达到相应技术要求后,经档案部门负责人签字同意后,才能入库保管。
     (二)数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的,应形成书面报告,按相关制度规定的程序进行批准后方能修改。
     (三)数据备份。电子档案及目录数据至少应制作三套脱机备份,一套封存,一套异地保存,一套提供利用,并定期进行更新备份,有条件的机关、企事业单位,建议采用双机热备。
     各单位按照档案行政管理部门的要求,向国家综合档案馆报送列入进馆范围的档案数据(包括各类归档电子文件和档案数字化成果)。
     (四)数据删除。入库数据不能随意删除。经鉴定确无保存价值的档案数据,按相关制度规定的程序审批同意后,按要求删除数据。删除数据操作应形成纸质记录并存档。
     第十二条 在本单位局域网络、专用网络或其它安全网络内应实现非涉密数字档案信息在线查询利用;根据需要提供电子邮件或其他通讯方式的非在线查询利用。
     第十三条 通过日志等手段建立网上查询利用记录,对数字档案查询利用进行全程监督。
     第十四条 编制提供本单位基础数字、重要工作和重大事件等数字编研成果,通过办公网络提供档案信息服务。
 
第五章 制度建设
 
     第十五条 根据国家及省有关规定,各单位建立健全本单位的数字档案室管理制度,并按有关程序以正式文件的形式颁布实施。
     (一)电子文件归档制度
     明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量要求等。
     (二)档案数字化规程
     明确规定本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。
     (三)档案安全保密制度
     明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法,网上利用权限的划分标准,以及档案阅读使用范围。
     (四)档案数据网上查询利用制度。明确规定网上查询利用档案的范围,查询利用的程序方法及安全要求。
     (五)档案数据管理维护制度。明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。
     (六)数字档案鉴定销毁制度。明确规定数字档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。
 
第六章 附 则
 
     第十六条 本规范适用于辽宁省各级机关、企事业单位,其他社会团体、组织可参照执行。
     第十七条 本规范由辽宁省档案局负责解释。
     第十八条 本规范自印发之日起执行。
 
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