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归档文件的排列方法
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发布时间:2016-09-18 浏览次数:74次
 
     从实际工作看,归档文件的排列,直接影响到目录检索和实体存取工作。在计算机检索条件下,如果归档文件随意排列,仅可以做到“查准”,但难以保证“查全”,容易漏检。
     归档文件的排列方法是在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度排列。排列的实际操作体现为两步,即先按照事由原则,将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起,再采用按形成时间的先后顺序或事由的重要程度对不同事由的文件进行排列。
     其中事由的重要程度排列具体是指将主要职能或重要活动形成的文件排列在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面。
     另外特别指出“会议文件、统计报表等成套性文件集中排列”。
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